愛媛県ユニークベニュー
Q＆A
施設管理者・イベント主催者の皆様へ
「ユニークベニュー」の利活用を検討・推進していくうえで、
「どうすればよいか分からない」「思うように進められない」など、
疑問や困りごとがあるという方もいらっしゃるのではないでしょうか？
ユニークベニューに関するお悩みを解決するための
「愛媛県ユニークベニューQ＆A」を、
施設管理者向けとイベント主催者向けに分けて用意しました。
ユニークベニューの活用を進めるうえで、ぜひ参考にしてください。
施設管理者（所有者）向け
Q
貸出料金の設定は、どのようにすれば良いでしょうか？
A
貸出料金の考え方は、施設の方針により異なるため一律ではありませんが、「特別な会場」として施設を利用していただくことで、一定の収益が見込める金額を設定することが必要です。例えば、時間単位や面積(㎡)単価を検討したうえで、会場全体の料金を設定する、あるいは公的・私的等の目的によって金額を変動させることも考えられます。
Q
エントランスやロビー、中庭などのスペースでもニーズはありますか？
A
施設の方が普段何気なく使っているスペースでも、利用者にとっては魅力的なスペースである場合があります。施設の魅力やニーズがどんなところにあるのか、外部の方の意見などを参考にしながら、スタッフ同士で改めて施設の価値について考え、共有し合い、魅力的な貸出スペースを開発していくと良いでしょう。
Q
外部の団体等へ貸し出すことで、施設が汚されたり、傷つけられたりしないか不安です。
A
施設利用の注意事項やルールなどを明文化したうえで、利用者に提示し、イベントの内容や運営方法を企画・設計してもらうことが必要です。施設のルールを順守してくれる利用者へ貸し出すのが良いでしょう。
Q
ユニークベニューとして施設を活用したいという思いはありますが、大人数を受け入れられるような広いスペースがありません。それでも貸し出しは可能でしょうか？
A
ユニークベニューに決められた形はありませんので、数名程度の小規模なものでももちろん可能です。まずは施設側で活用方針を決め、利用相談があった際には、その内容が施設の規模感や趣旨等にマッチしているかを判断したうえで、貸し出しを検討するのが良いでしょう。
Q
施設のスタッフ数に限りがあるのですが、運営時に多くの人員を確保しなければならないのでしょうか？
A
基本的には、利用者側が主な運営業務を行い、施設側は確認・管理業務が中心となりますので、多くのスタッフを施設側が動員する必要はありません。また、管理人不在で運営できる仕組みを検討しておくと、時間外の貸し出しが可能になるなど、施設活用の幅が広がるかもしれません。
イベント主催者（利用者）向け
Q
ユニークベニュー会場を選ぶうえで注意すべき点はありますか？
A
大切なのは、その会場が主催者の目的やニーズに合致しているか確認することです。立地、キャパシティ、設備、会場の雰囲気、料金など、施設に求める要素を整理したうえで、施設ホームページ等で情報収集を行い、ニーズにマッチする候補を挙げましょう。この時に、第2・3候補までリストアップしておくことをお勧めします。
Q
会場候補を絞り込んだ後は、何をすべきですか？
A
候補先の施設へ直接連絡し、イベントの趣旨や利用希望時間・スペース等の概要を伝え、会場下見に行きます。下見をする際は、会場の雰囲気をはじめ、動線、設備、搬入の可否等、思い描くイベントが実現できるかを具体的に確認していきます。その際に、設営等の専門業者と一緒に現地を確認するのが良いでしょう。また、ユニークベニューは通常の貸館施設とは異なるため、施設側にできることとできないことを確認したうえで、「できないこと」については、施設側と協議して、実現の可能性を検討することも重要です。
Q
ユニークベニューとしての使用許可を得るため、施設側と交渉する際に伝えるべきポイントはありますか？
A
施設側は、外部へ貸し出すことで建物が傷つけられたり汚されたりしないか、といった不安を抱いている可能性があります。利用者側は施設側の不安をなくすため、施設のルールを順守すること、万が一の破損などにはきちんと対応し、補償すること、運営業務は利用者側で行い、施設に負担をかけないこと等、利用者側の丁寧な説明が重要です。また、ユニークベニュー活用は、施設の認知度向上や、来場者の増加など、施設にとってもメリットがあることを伝え、施設側の心配を解決すれば、利用開放に同意する施設も増えてくると思います。
Q
会場利用には、どのような手続きが必要でしょうか？
A
会場の利用が決定した後は、施設側の手順に沿って、書面等で利用申請手続きを行いましょう。施設側に、貸出における申請書類等が用意されていない場合がありますが、そのような場合も、利用目的や時間、スペースなどを明文化しておくことで、トラブルを防ぎましょう。
Q
当日に向けて必要なチェックポイントを教えてください。
A
駐車場・来場者動線・受付・雨天対応・機材関係の運搬動線・控室・Wi-Fi・電源・スクリーンの位置・音響のほか、アルコールを含む飲食の可否・トイレ・椅子・テーブル・空調等、イベント内容によって必要なチェックポイントが異なります。施設側と十分なコミュニケーションを図り、イベント当日に向けて準備を行ってください。
